„Das ist für Rechtsanwaltskanzleien Frage des Überlebens. Sie werden digitaler, sonst werden sie verschwinden.“

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Arthur Braun M.A.- MANAGING PARTNER

bpv BRAUN PARTNERS ist eine der führenden internationalen Wirtschaftskanzleien in der Tschechischen Republik und in der Slowakei mit besonderem Fokus auf technologiebezogene Themen und Start-ups in den Bereichen IT und Life Sciences.

Vierzig tschechische, slowakische und deutsche Anwälte und Steuerberater arbeiten in den Büros der Kanzlei in fünf Arbeitssprachen. Die internationale Reichweite der Kanzlei wird durch eine enge Zusammenarbeit innerhalb von bpv LEGAL erweitert, die die meisten anderen CEE-Länder abdeckt.

 

In diesem Interview mit Arthur Braun, Managing Partner bei bpv Braun Partners erfahren wir unter anderem die Entwicklung und Einflüsse der Digitalisierung für Rechtsanwaltskanzleien & vieles mehr

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Expodia: Hallo Herr Braun, bevor wir über bpv Braun Partners und allgemein über das Thema Digitalisierung sprechen, würde ich gerne mehr über Sie erfahren. Wo kommen Sie her und was ist Ihr Background?

 

Braun: Mein Weg nach Prag war ein wenig ungewöhnlich. Ich komme aus Bayern. Weder als Sudetendeutsche noch als Emigrant hatte ich bis in mein Erwachsenenleben mit Tschechien zu tun gehabt. 1988 bin als Student zuerst nach Prag an die Karls-Uni gekommen, dann habe ich mehr als Hobby Tschechisch gelernt. 1990 nach der Grenzöffnung war dann die große Änderung in meinem Leben. Statt nach Paris bin ich nach Prag gegangen für mein Auslandsstudium, das ist bis heute mein USP, ich war der erste westliche Jurastudent nach der Revolution in der damaligen Tschechoslowakei. Ich bin dann zurück nach Deutschland, habe meine Abschlüsse in Jura und Politikwissenschaft gemacht. 1994 war ich in Prag als Referendar und seit 1995 (mit Unterbrechungen in München) als Anwalt. Nach elf Jahren bei internationalen Großkanzleien kam 2006 der Sprung in eine flexiblere Einheit. Heute sind wir unter bpv Braun Partners in Prag und Bratislava und als bpv LEGAL in ganz Mittelosteuropa vertreten.

Expodia: Wie hat sich Ihre Kanzlei in den letzten 16 Jahren entwickelt?

 

Braun: Die meisten Partner von damals sind auch heute noch dabei. Wir haben natürlich Veränderungen, wie jede Kanzlei. Aber die Strategie, unserer internationaler Ansatz, dass wir international beraten, immer lokal entscheiden und regional vernetzt sind und dass wir so viele Transaktionen in der ganzen MOE-Region machen, hat sich nicht geändert. Auch dass unsere Mitarbeiter grundsätzlich dreisprachig sind, wir in deutsch, englisch, tschechisch/slowakisch arbeiten.

 

Expodia: Wie sehen Sie die Wichtigkeit von Digitalisierung in Ihrer Branche?
 

Braun: Das ist für Rechtsanwaltskanzleien eine Frage des Überlebens. Sie werden digitaler, sonst werden sie völlig überrannt von legal Tech-Providern, von Großkanzleien, von den großen WP-Gesellschaftern. Für uns ist Digitalisierung zwingend  aber umgekehrt sind natürlich Anwälte per se konservativ. Die Frage ist nur: will man den „First Movers Advantage“ und riskiert in der Hoffnung darauf auch teure und zeitaufwendige Fehler? Vor allem müssen wir dann die digitalen Möglichkeiten auch nutzen, die wir haben. Grundsatz muss aber sein, dass alle Digitalisierung dem Mandanten und dem Mitarbeiter dienen muss und diesen der Vorteil klargemacht wird.

 

Expodia: Wo sehen Sie persönlich die Relevanz?

 

Braun: Smart contracts, d.h. so schnell wie möglich, Verträge mit verminderter Fehlerwahrscheinlichkeit schnell zu erstellen wird in irgendeiner Form wohl von jedem genutzt, und sei es eine Datenbank mit Mustern. Digitales diktieren, schnelle Texterfassung, Verlinkung mit Handelsregister, Kataster, etc. beschleunigt unsere Arbeit bereits heute. Wohl alle Kanzleien nutzen inzwischen digitale Datenbanken. Noch vor 20, 25 Jahren hat man Bücher, gedruckte Kommentare durchsucht, heutzutage ist eigentlich die Recherche rein digital. Es ist natürlich unglaublich mehr Masse, was man heute verarbeiten muss. Aber es geht trotzdem schneller. Und das sind Punkte, wo die Anwälte bereits heute digitalisiert sind, was ihnen gar nicht bewusst ist.

 

Expodia: Wie haben Sie die Umstellung erlebt und benutzen Sie spezielle Systeme?

 

Braun: Es war eigentlich ganz logisch. Zum Beispiel Zeiterfassung, noch immer das wesentliche Mittel, um die Produktivität und Effizienz unserer Mitarbeiter zu messen und präzise Angebote stellen zu können. Wir kamen von einer weltweit tätigen Kanzlei, hatten mit SAP gearbeitet und plötzlich waren wir 2006 selbstständig und haben unser Timesheet auf Excel-Sheet geführt. Wir haben dann relativ schnell eine kleine lokale tschechische Lösung gefunden aus Brünn, sind aber dann nach einigen Jahren auf ein neues System gekommen. Ein System auch, das wir immer noch weiterentwickeln, welches weit mehr als nur Zeiterfassung, Fristenkontrolle und management reporting  macht. Das gleiche Programm ist auch unser DMS, CRM  und ermöglicht uns auch den Workflow unserer Arbeit und Aufgaben einzelner Teammitglieder digital zu steuern. Aber auch die weitgehend automatisierte  Durchsetzung von Zehntausenden von Forderungen in einer Tochtergesellschaft erfolgt sehr effizient mit diesem System.

Expodia: Wie heißt das System?


Braun: “I§ak“. Es ist ein tolles System, welches wir zurzeit nutzen, es könnte nur noch besser mit dem System unserer externen Buchhaltung kompatibel sein. I§ak ist jetzt nicht das bekannteste auf dem Markt, aber es gibt auch relativ wenige Anbieter, die das ganze Spektrum wirklich abdecken aber gerade beim Preis-Leistungsverhältnis ist es nach unseren Analysen das derzeit Beste auf dem Markt.

 

Expodia: Die Covid-Situation war für uns alle eine große Herausforderung. Wie hat Ihnen die Digitalisierung dabei geholfen?

 

Braun: Wir haben alle von Anfang an unsere Laptops gehabt und konnten wirklich von einem Tag auf den anderen online per Homeoffice mit normalem aber dennoch gesicherten Zugang auf alle Daten arbeiten. Was sich gezeigt hat, dass wir plötzlich auch Videokonferenzen benutzen, was viele vorher ungern gemacht haben. Da war es immer ein großer Aufwand, eine Skype Konferenz einzuberufen. Wir arbeiten meistens mit Webex, aber natürlich auch mit den anderen Systemen. Und wie Videokonferenzen sich durchgesetzt haben, zeigt sich, dass wir seit zwei Jahren wohl keine einzige „klassische“ Telefonkonferenz mehr hatten.

 

Expodia: Sie erwähnten bereits die Videokonferenzen, aber es gibt endlich wieder die Möglichkeit, dass wir Leute auch mal persönlich treffen. Deswegen an der Stelle freuen wir uns auf die Partnerschaft zwischen bpv Braun Partners und Expodia. Was erwarten Sie von der Expodia, speziell von der “Innovative Digital EXPO“ am 27. Oktober 2022 im Prager Kongresszentrum?

 

Braun: Ich erwarte, interessante Menschen zu treffen. Ich erwarte neue Ideen. Es gibt im Bereich Digitalisierung auch für Anwälte unglaublich große Möglichkeiten, die man noch machen kann. Jetzt nicht nur die klassischen Smart Contracts, aber oder meinetwegen auch ein digitales Marketing, was die Anwälte auch relativ wenig machen. Ein Anwalt beauftragt maximal eine SEO, aber es gäbe eigentlich noch erheblich mehr.

Expodia: Was wäre das?

 

Braun: Ich sehe zum Beispiel bei einem Mandaten, einer Fluglinie, die wir bei Verspätungsansprüchen beraten. Die Abarbeitung  ist für mich ein klarer Fall. Da müssen wir eigentlich auf KI (Künstliche Intelligenz) setzen. Das System muss automatisch feststellen, welcher Flug und um wieviel zu spät gelandet ist, ob der Anspruchsteller tatsächlich Passagier war.  Ist die Verspätung von der Fluglinie zu verantworten: Schlechtes Wetter, Streik von Piloten und Streik des Bodenpersonals -  lauter Sachen, die kann man wunderbar digitalisieren kann, auch die neue Rechtsprechung des EUGH einpflegen und so wird auch die Zukunft sein. Genauso wie ich überzeugt bin, dass in ein paar Jahren fast keine Verkehrsunfälle mehr von Anwälten, sondern von Software bearbeitet werden. Etwas, was ich nicht verstehen kann, weil im Grunde jede Versicherung eigentlich ein hohes Interesse haben sollte, sehr kostengünstig Fälle abzuwickeln, statt zu Gericht zu gehen.

Allgemein gilt natürlich bei Gerichtsverfahren, dass man sich viele sparen könnte, vieles ist aber auch wieder Psychologie. Ich glaube zum Beispiel bei manchen Ehescheidungen muss man sich erst  vor Gericht angeschrien haben, das hat eine therapeutische Wirkung Selbst im Wirtschaftsrecht sieht man, dass erst wenn die Emotionen abgekühlt sind, nach einigen Jahren auch die härtesten Streitfälle einvernehmlich gelöst werden können – selbst wenn jeder erfahrene rationale Anwalt diese zusammen mit dem Gegenanwalt oft eigentlich schon früh gelöst haben könnte.

 

Expodia: Man sagt auch ‘’der Trend is your friend’’. Sie haben das Thema KI angesprochen, welches auch auf der Innovative Digital EXPO mit interessanten Firmen vertreten sein wird. Wo könnte man KI in Ihrer Branche noch nutzen?

 

Braun: Das gibt es tolle Experimente. Deutschland versucht auch mit der elektronischer Akte voranzugehen und sind ausnahmsweise da etwas weiter als die Tschechen. Letztlich heißt das, dass auch für kleine Prozesse die Parteien ihre Argumentation digitalisierbar vorbereiten. Kann dann irgendwann kann der Computer dem Richter den Entscheidungsvorschlag machen und evtl. sogar das Urteil entwerfen? Noch nicht als Regel, das war der Traum der Rechtsinformatik bereits zu meinen Studienzeiten vor 35 Jahren aber in vielen Standardverfahren wird es in diese Richtung gehen und das ist gut. Mittelfristig wird sicherlich sehr viel von der Standardarbeit entfallen. Auch für uns als Wirtschaftskanzlei, zB bei Due DIligences. Diese wird es weiterhin geben. Aber das sind natürlich nicht mehr zehn Zentimeter dicke Papierberichte,  es wird sehr viel konzentrierter sein.

Für Massenverträge (ZB Tausende Mietverträge beim Kauf eines Wohnungsunternehmens) kann man Software auch trainieren, dass diese sagt, schau auf abweichende Punkte im Vergleich zum normalen Vertrag, schaue, wo es eine Change of Control - Klausel gibt, und so weiter.

 

Viel kann im Grunde heute schon selbstlernende Software machen, vorausgesetzt, dass Verträge verlässlich gelesen werden können, also auch als PDF. Und man ist immer noch nicht so gut, wie es sein könnte. Wir haben auch immer wieder Fälle, wo man unglaublich viele Dokumente für Massenverfahren, Hundertausende von Rechnungen, scannen und verarbeiten muss, da sollte man auf 0 Fehler zielen. Auch da ist natürlich noch immer ein gewisser Schritt zu machen.

Für uns ist wichtig, dass wir mithalten können mit unseren Mandanten, die oft noch sehr viel digitalisierter sind.

 
Expodia: Haben Sie den eine gewisse Zielsetzung mit der Digitalisierung?

 

Braun: Das Ziel bei uns ist nicht, mit der Digitalisierung Personal einzusparen,. Das Ziel ist, überhaupt gute Leute zu finden und denen die repetitive Arbeit, die langweilige Arbeit zu nehmen. Und wenn ich an meine Anfangszeiten denke, haben wir natürlich schon sehr viel mehr sinnlose Arbeiten gemacht, z. B. Timesheet führen geht erheblich einfacher wie ich oben beschrieben habe. Kommunikation mit Mandanten inzwischen sind kurze Mails, kaum noch lange Gutachten. Bei Messengern habe ich immer noch ein bisschen Problem wegen der Dokumentation und niedrigen Schutzniveau gegen Hacker. Aber unsere Mandanten freuen sich über Verwendung digitaler Tools und auch wir freuen uns, wenn wir weniger Zeit verschwenden.

 

Expodia: Auf unser Expo erwarten wir über 100 Aussteller aus ganz Europa. Wo könnte unter anderem eine andere Firma Mehrwert bei bpv Braun Partners finden?

 

Braun: Wir können mit digital affinen Leuten sehr, sehr viel gemeinsame Projekte machen, nicht nur Start ups unterstützen, sondern auch von denen lernen. Digitalisierung heißt natürlich Investition an Geld, aber vor allem auch an Zeit. Anwälte müssen sowieso genügend Neues lernen. Ständige Änderung von Gesetzen, neue Rechtsprechung, neue Geschäftsmodelle bei Mandanten und Ähnliches. Und dann muss man halt plötzlich seine eigenen Arbeitsgewohnheiten ändern.

 

Aber dieses Change Management, da muss man eigentlich als Kanzlei die Richtung vorgeben. Ja, wir wollen jetzt nicht eine rein digitale Kanzlei sein, die nur remote Leute zusammenbringt, wir wollen uns immer auch physisch treffen. Wir sind immer noch stolz auf unsere Arbeit und wir machen qualifizierte Arbeit. Wir, nicht ein Computer, liefern den Mehrwert, den ein Mensch liefern kann. Aber die Standardsachen, die können wir erheblich erleichtern und heißt schneller, kostengünstiger für beide Seiten.

 

Expodia: Es ist schwierig in die Zukunft zu schauen, aber wenn ich jetzt fragen würde Herr Braun, was ist die Mission & Vision von bpv Braun Partners für 2022, darüber hinaus bis 2023? Was würden Sie noch gerne erreichen?

 

Braun: Im Alltag haben wir natürlich ständig Krisen zu bewältigen, nicht nur Covid und Lieferkettenprobleme oder der Krieg in der Ukraine. Die Strategie umfasst mehr als nur Digitalisierung. Aber im Bereich IT werden wir uns intern sicherlich auf weitere legal Tech-Lösungen einigen, die wir dann hoffentlich in ein oder zwei Jahren dann auch soweit durchgesetzt haben, dass wir die auch täglich nutzen. Dass wir jeden im Team überzeugt haben, dass die Investition sich auch wirklich rentiert. Dass wir dann einmal 2024 sagen „Ja“, es war wieder mühsam, aber wir haben erneut diese Umstellung geschafft und wir sind weiterhin wettbewerbsfähig.

Das ist natürlich, woran man immer denken muss, dass ein Anwalt nicht nur Kämpfer für seine Mandanten ist, sondern auch ein Unternehmer. Und ich weiß genauso, dass natürlich andere finanzstärkere Spieler auf den Markt kommen, mit digitalen Produkten in den USA, in Deutschland aber auch in unseren kleineren Jurisdiktionen östlich davon. Flight Rights und andere Anbieter zeigen, dass in vielen Bereichen einfach Anwälte nicht mehr notwendig sind oder werden. Und wir müssen heute als Kanzlei wissen, wo wollen und kommen wir mit angemessen digitalen Instrumenten hin? Wie kommen wir dazu, dass wir diesen Mehrwert für die Mandanten bringen, dass die Mandanten weiterhin zu bpv Braun Partner sagen “Ihr seid die beste Kanzlei für uns und wir möchten mit euch weiterarbeiten.”

 

Expodia: Das ist eine langfristige Mission & Vision. Würden wir uns heute in einem Jahr auf einen Kaffee treffen und darüber sprechen, was bpv Braun Partners bereits davon umgesetzt hat. Was würden Sie mir sagen?

 

Braun: Persönlich würde ich überzeugt sein, dass insbesondere unsere Rechnungsstellung schneller erfolgt, auch früher die Mandanten über aufgelaufene Kosten informiert werden, als dass man sich nur motiviert zum 25. des folgenden Monats, die Fakturierung abschließt. Ich denke, dass wäre für die Mandanten ein erheblicher Mehrwert und manche verlangen das auch schon, dass sie sehr früh informiert werden. Der Mandant soll die volle Kostentransparenz haben.

 

Expodia: Herr Braun Ich bedanke und freue mich, Sie am 27. Oktober 2022 auf der Innovative Digital EXPO begrüßen zu dürfen und natürlich auch, dass unsere Besucher sowie Aussteller, Sie am Stand C24  persönlich vor Ort kennenlernen können.

 

Braun: Ich freue mich darauf und ich warte auf neue Ideen und freue mich auf spannende Gespräche.
 

Herr Arthur Braun, wurde interviewt von Armin Khani
 

Treffen Sie bpv Braun Partners auf der innovativen digitalen EXPO 2022 am Stand C24